A todo aquel que haya comenzado un negocio, y lleve según la ley sus cuentas, le es muy familiar el método de la partida doble en contabilidad. Se trata de un registro en el que se apuntan las transacciones en dos cuentas:

• Una de débito (lo que entra) 
• Una de crédito (lo que sale) 

En una tienda, por cada venta, ingresa cierta cantidad de dinero, pero también se resta un artículo del inventario. Esta regla de la contabilidad se fundamenta en la idea: “quien recibe debe a quien entrega”.

La partida doble en contabilidad es un sistema mundialmente reconocido y aceptado que se usa desde hace más de cinco siglos para el registro contable de transacciones comerciales. ¡Con tanto tiempo debe ser el adecuado!

Un poco de historia contable

¿Sabías que un monje es considerado el padre de la contabilidad moderna? Así es, el fraile franciscano Luca Pacioli inventó en 1494 el primer sistema de administración contable, el “método veneciano”, más conocido como el “método de la partida doble“.

Pacioli analizó las prácticas de los comerciantes venecianos en su obra: Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita. El ejemplo más antiguo del uso de este método se puede rastrear hasta las cuentas públicas de la ciudad italiana de Génova, en 1340. 

Pero fue en su libro: Tractatus XI-Particularis de computis et scripturis, en el que dedicó 36 capítulos exclusivamente referidos al tratado de cuentas comerciales utilizando “la partida doble”, y así es que comienza la contabilidad como la conocemos hoy en día.

Para qué se hace la partida doble

Buscar un equilibrio entre lo que ingresa y sale para determinar el estado financiero de un negocio.

Todas las empresas están obligadas a llevar este principio de la contabilidad, hace referencia a las buenas prácticas y a la salud financiera de una empresa.

Llevar en los libros contables con claridad cuáles son los ingresos (facturas emitidas) y el registro de los gastos (facturas recibidas) sirve para calcular las declaraciones tributarias. Además, es lo primero que se pide en las auditorías.

Las reglas de la partida doble

Como todo en contabilidad, uno de los principios de la partida doble tiene algunas pautas para mantener la estabilidad de las cuentas. Estas son las 5 reglas que definió Pacioli:  

• No hay deudor sin acreedor.
• La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona.
• Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega.
• Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
• Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora.

Una reglas más actualizadas, o quizá complementarias a las que el inventor del método nos dejó, serían: 

• Un movimiento no puede afectar cuentas de una misma naturaleza. 
• Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
• Una cuenta debe tener nombre, código, valor negativo (crédito) y valor positivo (débito).
• Un valor se registra por lo menos en dos cuentas.

Es posible que se afecten más de dos cuentas, aun así, las que sean afectadas deben ser iguales. Al final, si se restan los egresos de los ingresos, el resultado siempre debe ser cero.

Qué empresas deben llevar contabilidad de partida doble

También son llamados a llevar contabilidad de partida doble:

• Contribuyentes que pretendan hacer valer la contabilidad como medio de prueba para efectos fiscales. 
• Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL–, con excepción de las que sean de Derecho Público y las Juntas de Defensa Civil.
• Contribuyentes del Régimen Tributario Especial.
• Servidores públicos, sean personas jurídicas o naturales que cumplan los requisitos señalados en la Ley 190 de 1995, artículo 45.
• Organizaciones de acción comunal.
• Micro, pequeñas y medianas empresas que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000.

En general, todas las personas naturales y jurídicas que deban aplicar algún marco contable derivado de la Ley 1314 del 2009.

 Qué son las cuentas T en la contabilidad de partida doble

Es uno de los conceptos básicos en contabilidad y va de la mano con el de la partida doble. Como su nombre lo indica, se le denomina “T” por la forma que se hace al trazar la matriz y formar dos columnas: las cuentas débito y crédito.

En la columna de la izquierda se consigna lo que entra (débito), y en la de la derecha van todos los gastos (crédito). Es así como esta estructura permite visualizar en todo registro contable las cuentas que entregan y las que reciben.

Cómo se hace la partida doble en contabilidad

Uno de los ejemplos de partida doble más sencillos te ayudará a entender mejor  este concepto. Esta es una situación muy común en la que se puede aplicar el método de la partida doble en la contabilidad de una empresa.

La repostería Sublime hizo una compra de una mezcladora industrial de $3.700.000 y efectuó el pago con un cheque. Así se reflejaría en los registros contables de la adquisición, aplicando el método de partida doble:

• Debe existir una dualidad en cada una de las operaciones financieras, para esto nos soportamos en las cuentas “T” de la siguiente manera:

Para registrar las operaciones comerciales en el libro de contabilidad, se pasa del esquema de la cuenta T a los asientos de contabilidad. Estos son los apuntes en forma horizontal de todas las transacciones en cada una de las cuentas que se afectan:

Al final del mes se totaliza la cuenta de caja y el saldo. Por ejemplo, la repostería registró ingresos y salidas de:

• Primer día: ingresos de $1.000.000 y una salida por $1.000.000. 
• Segundo día: ingresos de $2.000.000 y $0 de salidas. 
• Tercer día: ingresos de $3.000.000 y $0 de salidas. 

Al final del mes la cuenta de caja y el saldo será de $5.000.000.

Es primordial tener presente el orden de la transacción que se da en primer lugar. Al hablar de personas cosas o resultados, el que recibe es deudor y quien da o entrega es acreedor.

Como lo puedes deducir, las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción o un hecho económico. Esa es la esencia del método de partida doble. Aplica principios clásicos en la contabilidad de tu empresa o negocio, como este, con software avanzados y que te brindan tranquilidad y efectividad. Te daremos un DEMO sin costo para que pruebes el funcionamiento de Claus.