Con el objetivo de generar e impulsar la transformación digital en las empresas, la DIAN abre un nuevo proyecto de resolución para facilitar la gestión, reporte y pago de sus empleados a través de la nómina electrónica.
Hemos estudiado el documento completo de la resolución para explicarte de forma simple y sencilla de qué se trata la nómina electrónica, beneficios e implementación.
¡Sigue leyendo!
Qué es la nómina electrónica y por qué la DIAN la implementa
La nómina electrónica solo es un mecanismo tecnológico y digital por el que las compañías deberán gestionar sus procesos de nómina, bien sea, a través de un proveedor autorizado o a nombre propio mediante las herramientas que la DIAN ponga a disposición.
Este proceso emitirá de manera automatizada un reporte completo a la compañía y, por medio de un correo electrónico, notificación a cada empleado sobre la relación de sus pagos.
Como lo mencionamos al inicio del artículo, la DIAN implementa estos recursos para ayudar a la digitalización de las empresas en Colombia y, con el fin de tener la trazabilidad completa de las operaciones de las compañías desde cuánto dinero venden, cómo se lo gastan y en qué.
Así, también se evita la evasión fiscal y se facilita el crecimiento de la economía.
Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica
Están obligadas a implementar la nómina electrónica todas las empresas que son contribuyentes y que tienen empleados en vinculación laboral reglamentada con todos los pagos exigidos por la Ley o a pensionados.
La implementación de la nómina electrónica será progresiva de acuerdo con el calendario publicado por la DIAN en el que se contemplan diferentes grupos de obligados con sus plazos y que lo verás a continuación.
Plazos y vigencia para implementación de la nómina electrónica en el 2021
Calendario de implementación de acuerdo al número de empleados
Calendario de implementación permanente
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta
Definiciones citadas en el documento de la resolución:
1. Grupo. Son las empresas contribuyentes que realizan pagos o abono por medio de cuentas bancarias que corresponden a una vinculación laboral legal o pagos a pensionados y que deben soportar el costo de estas personas con las deducciones en el impuesto sobre la renta.
2. Fecha inicio de habilitación. Es el momento en el que las compañías se registran ante la DIAN como nómina electrónica para iniciar el proceso de habilitación y señalar con cuál software hará las pruebas bajo el mismo sistema de facturación electrónica dentro del que se encuentra la funcionalidad del documento soporte del pago de nómina.
3. Fecha máxima para iniciar la transmisión. Es el que indica el plazo máximo para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica.
4. Intervalo del número de empleados. Corresponde al número de trabajadores con vínculo laboral o legal y reglamentario o de pensionados, o beneficiarios de pago.
Aquí puedes probar sin costo el proceso de facturación y nómina electrónica.
Cómo es el proceso para implementar la nómina electrónica
Las empresas obligadas a emitir la nómina electrónica deben hacerlo por medio de un proveedor electrónico habilitado para ofrecer el servicio de nómina electrónica que permite generar los documentos de forma mensual y transmitirlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente.
De acuerdo con la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021, la implementación de la nómina electrónica se hará de manera mensual sin importar que el obligado a realizar este proceso pague en diferentes momentos como semanal, quincenas o decenas.
El procedimiento genera un reporte que se denominará “Documento soporte de nómina” donde se relacionan todos los pagos y para ajustes de nómina creará un reporte denominado “Nota de ajustes al documento soporte de nómina”.
Estos documentos son el soporte que se adjuntará al presentar la renta y será objeto de deducciones y descuentos, incluso en el impuesto de IVA cuando estos gastos descontables apliquen.
Información que será requerida en el documento de soporte de nómina electrónica
Como se cita en el artículo 5 de la nueva reglamentación de nómina electrónica, el documento que se debe entregar como soporte a la DIAN debe tener mínimo la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Detallar apellidos y nombres o razón social y número de identificación de quien transmite el documento a la DIAN, o sea, el pagador de la nómina.
- Detallar apellidos, nombres e identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento de soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número consecutivo que corresponda con la numeración del sistema interno que maneje la compañía pagadora de la nómina.
- Describir valores y conceptos devengados en la nómina.
- Describir el contenido y valores de los conceptos correspondientes por deducciones de nómina.
- El valor total que diferencia lo devengado y lo deducido.
- Cumplir con los requisitos exigidos en el artículo 20 de la resolución 0013 en el anexo técnico.
- Informar el medio de pago que se usará, si es en efectivo, por transferencia, etc.
- Detallar la fecha y hora de generación del soporte de pago de nómina.
- Firma digital de quien paga como se hace con la facturación electrónica.
- Detallar apellidos y nombre o razón social del proveedor tecnológico y la identificación del software.
Una vez generado y transmitido el documento con la información de la nómina, deberá tener la validación por la DIAN donde indica si fue validado correctamente, ya que se genera en formato xls.
Qué pasará con los pagos de seguridad social y parafiscales con la nueva reglamentación de nómina electrónica
Los pagos de seguridad social y parafiscales deben seguirse generando como hasta ahora lo hace cada compañía mediante las planillas de pago en las entidades correspondientes.
Lo que pasará en la nómina electrónica es que se deberá especificar descuentos, concepto y valor de su salario y, de esta forma, podrá tenerse una trazabilidad completa del proceso de nómina.
Beneficios para empresas y empleados con la nómina electrónica de la DIAN
Los principales beneficios para las empresas y sus empleados con la entrada en vigencia de este nuevo proyecto son:
1. Las empresas podrán usar los costos y deducciones de nómina en su declaración de renta.
2. Reducción en los tiempos de ejecución y acceso a la información, puesto que al empleado se le entrega un informe completo y detallado sobre su nómina: salario y descuentos, vía correo electrónico en simultáneo con la DIAN.
3. Optimización en almacenamiento de la información, pues es un trámite electrónico de consulta y acceso en línea y no requiere de espacio físico.
4. El ahorro económico y ecológico al no ser necesario el uso de papel para darle un soporte a cada transacción.
5. Cada documento tiene una identificación única, la nómina electrónica será el código CUNE, para facturación electrónica el código será el CUFE. Así, se pueden diferenciar los ingresos de los egresos, en este caso, por nómina.
Ahora que lo sabes todo sobre la nómina electrónica, puedes probar el DEMO sin costo del software de nómina que te facilitará la vida contable para este nuevo capítulo.
