Cada año, las empresas deben presentar a la DIAN información exógena o medios magnéticos que permitan una mejor administración tributaria y facilitar la labor de fiscalización de la entidad. 

Ahora, en Claus te explicaremos todo lo que debes saber sobre este proceso y te ayudaremos a ejecutarlo con facilidad.

Qué es la información exógena

Exógeno quiere decir externo, o sea, toda la información de terceros que soportan los movimientos contables de tu empresa. 

También se conoce como medios magnéticos, ¿te resulta más familiar? 

Bueno, la presentación de medios magnéticos o información exógena es agrupar todos los movimientos y datos de las operaciones que hace una persona natural o jurídica con relación a sus clientes, proveedores y demás actores que se involucren y que deben presentar a la DIAN o la Secretaría de Hacienda para el caso de los medios distritales.

Esta labor se realiza periódicamente de acuerdo con los plazos establecidos por la DIAN y que se presenta en formatos xlm., por este motivo, se conoce como medios magnéticos.

¿Cuál es el objetivo de presentarle toda esta información a la DIAN? Son tres:

1.    Hacerle seguimiento a los ingresos de los contribuyentes.

2.    Establecer y justificar si se deben realizar devoluciones a los contribuyentes.

3.    Reconocer las inconsistencias de la información entregada al hacer el cruce entre las compañías.

Esto es lo que necesitas para facilitarte la vida en la presentación de medios magnéticos. 

Quiénes están obligados a presentar información exógena a la DIAN

De acuerdo con la resolución 000070 del 28 de octubre de 2019 en su Artículo 1, se indican explícitamente quiénes están obligados a presentar información exógena y lo traemos para ti explicado de una forma simple:  

• Entidades públicas o privadas que tengan convenios de cooperación o asistencia técnica de organismos internacionales para el apoyo y ejecución de sus proyectos.
  
• Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia como cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras.
  
• Bolsas de valores y los comisionistas de bolsa.
  
• Personas naturales que durante los años gravables 2019-2020, hayan tenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000); y que los Ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o no laborales durante el año gravable 2020 superen los cien millones de pesos ($100.000.000).
  
• Personas jurídicas y demás entidades públicas y privadas que en los años gravables 2019-2020 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000).
  
• Personas naturales que perciban rentas de capital y/o no laborales, personas jurídicas, entidades públicas y privadas, y quienes estén obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del Impuesto sobre la Renta, impuesto sobre las ventas (IVA) y Timbre, durante el año gravable 2020.
  
• Establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas y entidades extranjeras.
  
• Personas o entidades que tengan contratos de colaboración como consorcios, uniones temporales, contratos de mandato, administración delegada, contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, joint venture, cuentas en participación y convenios de cooperación con entidades públicas.
  
• Entes públicos del Nivel Nacional y Territorial del orden central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario no están obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.
  
• Secretarios Generales o quienes hagan sus veces en los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional.
  
• Obligados a presentar estados financieros consolidados.
  
• Cámaras de comercio.
• Registraduría Nacional del Estado Civil.
  
• Notarios con operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.
  
• Personas o entidades que entreguen facturas de venta o documentos equivalentes.
  
• Alcaldías, distritos y gobernaciones.
  
• Autoridades catastrales.
  
• Responsables del Impuesto Nacional al Carbono.

¿Tú o tu empresa está en alguno de estos grupos? Conoce cómo este software de contabilidad para medios magnéticos e información exógena en el 2021 te cambiará la forma de hacer el proceso.

Cómo se obtiene la información exógena

De todos los movimientos financieros, procesos contables y de ventas. Le tienes que reportar a la DIAN todo lo que pase en tu vida como persona natural o empresa. 

En la DIAN las empresas hacen reporte de a quién le pagaron, le cobraron y qué hay en cartera, por lo tanto, si eres persona natural debes presentar los soportes de esta información para justificar tu declaración de renta. 

Eso mismo le pasa a las compañías, las otras empresas o personas con las que hace negocios reportan a la DIAN y, por lo tanto, se genera información exógena. 

Entonces, debes presentar: 

• Movimientos bancarios y financieros de todas las cuentas bancarias de ahorros o corriente, fondos de inversión, 
• Ingresos por pagos de venta de productos o servicios.
• Ingresos por negociaciones e inversiones. 
• Ingresos por venta o arriendos de bienes. 
• Retenciones que le realizaron otras empresas. 
• Procesos notariales. 
• Pagos a terceros y proveedores. 
• Pagos a empleados. 
• Soportes parafiscales. 

Básicamente, cualquier información que se involucre en un proceso contable debe ser presentada por medios magnéticos y se considera información exógena.

Cuándo debe presentarse información exógena a la DIAN

Para el año gravable 2021 ya la DIAN emitió las fechas en las que debe presentarse la información exógena o medios magnéticos y nosotros la traemos para ti. 

Se divide entre: grandes contribuyentes, personas naturales y entidades públicas.

Fechas de presentación información exógena grandes contribuyentes 2021

Fechas de presentación de información exógena para personas jurídicas y naturales en el 2021

Registradurías del Estado Civil

• A más tardar el primer día hábil del mes de marzo de 2022.

Grupos económicos y/o empresariales

• A más tardar el último día hábil del mes de junio de 2022.

Alcaldías y distritos 

• Información del Impuesto de Industria y Comercio, a más tardar el último día hábil del mes de agosto de 2022.

*Información textual del sitio web de la DIAN.

 Cómo se presenta la información exógena a la DIAN

La ley dice que los medios magnéticos o información exógena debe ser reportada a la DIAN, por esto, es fundamental que en su elaboración se revisen todas las cifras minuciosamente para evitar errores y futuras sanciones. 

A través de la plataforma Muisca de la DIAN en la cuenta de la empresa se accede a la funcionalidad de “Medios Magnéticos”, allí se habilita un formato que se conoce como archivo xlm.

Debes preparar primero toda la información en un Excel que luego se pasa por el prevalidador diseñado por la DIAN y este los convierte en formatos xml., para luego ser enviados.

Recuerda que todos estos formatos deben ir firmados por el representante legal de manera virtual.

Los formatos que se deben diligenciar en un proceso de medios magnéticos son: 

1. Formato 1001 para pago o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
2. Formato 1003 para demostrar las retenciones en la fuente que le fueron practicadas. 
3. Formato 1005 para reportar el impuesto sobre las ventas y que será descontable, así como la presentación de IVA en facturas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas. 
4. Formato 1006 para presentar el impuesto a las ventas que está pendiente por pagar, bien sea por IVA recuperado o resultante de devoluciones de compras, facturas rescindidas o resueltas y, también, el impuesto al consumo.
5. Formato 1007 para reportar todos los ingresos recibidos durante el año gravable. 
6. Formato

En este momento necesitas esta herramienta de clausERP para organizar y presentar la información exógena a la DIAN.

Qué tan necesario es presentar la información exógena en la declaración de impuestos de renta

La información exógena no es indispensable para presentar la declaración de renta, porque esta es una declaración independiente, pero si es aconsejable su elaboración simultánea, ya que los datos a reportar van muy de la mano con los renglones de la renta.

Qué pasa si no se presenta información exógena 

Cuando se hacen los reportes de información exógena de forma errada o no se presenta, puede ocasionar cuantiosas sanciones de hasta 15.000 UVT.

También, puede darse que los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y deducciones tomados en la renta sean desconocidos por la DIAN, esto te llevará a realizar correcciones en otras declaraciones, lo que será un reproceso contable, pero estarás en la mira de la entidad.

 Las sanciones todas se explican en artículo 651 del Estatuto Tributario así:

1.    El 5 % sobre la suma que representa la información exigida que no se presentó.

2.    El 4 % sobre la suma que representa la información reportada con errores.  

3.    El 3 % de las sumas sobre las que se suministró información de forma extemporánea.

4. Cuando no sea posible establecer la base para tasar la sanción o que la información no posea una cuantía, se aplicará el 0,5 % sobre los ingresos netos.

De no existir ingresos se calculará el 0,5 % sobre el patrimonio bruto del contribuyente o declarante correspondiente al año inmediatamente anterior o el reportado en la última declaración del impuesto sobre la renta o en ingresos y patrimonio.5.    Adicionalmente, la norma expone que el no suministrar información o hacerlo de forma incorrecta, también provocará sanciones. El desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones informadas en cada concepto según apliquen en cada caso.

El software contable, tu aliado en administrar la información exógena

La ventaja de usar un software contable en este proceso de presentar medios magnéticos o información exógena es que parametriza de forma correcta todas las transacciones financieras y contables, lo que reduce el riesgo de error en la presentación a la DIAN. 

Hay herramientas contables como la que usamos en clausERP para presentar medios magnéticos que agrupan de manera automatizada toda la información necesaria, marca debidamente si falta algo y te da tiempo de reponer o corregir. Como sabemos que esta es una tarea de suma relevancia en la contabilidad de tu empresa, te daremos una demostración sin costo para que pruebes el funcionamiento de la herramienta.